Expertise

Spécialiste de l’organisation de congrès scientifiques et médicaux, Eventime met son savoir-faire au service des associations et proposer des solutions sur-mesure, parfaitement adaptées à leur projet.

Solutions digitales

Plus que jamais conscients de la nécessité d’apporter aux différentes organisations une grande flexibilité et adaptabilité dans la gestion de leur événement et de leurs participants, Eventime propose aujourd’hui une plateforme digitale adaptable et personnalisable à souhait.

Conçues et développées en interne sur la base de 20 ans de retours d’expérience, nos solutions digitales Regtime©, Bookingtime© et Abstractime© sont continuellement testées et améliorées.

Proposées en marque blanche et/ou aux couleurs de votre événement ou site d’accueil, nous en assurons toute la chaîne opérationnelle ainsi que les développements informatiques.

  • Focus sur Bookingtime©
    • Un outil digital simple et intuitif sans fenêtre publicitaire intempestive
    • Une plateforme personnalisable aux couleurs de l’événement
    • Un tarif fixe préférentiel garanti jusqu’au jour du congrès
    • La possibilité de modifier, sans frais, sa réservation
    • Des contingents garantis jusqu’à J-30
    • Des informations tarifaires sur tous les hôtels sélectionnés
    • Un plan d’implantation et des informations pratiques
    • La possibilité d’inscrire des groupes
    • Un paiement sécurisé en ligne
    • La gestion des extensions de séjours
  • Focus sur Regtime©
    • Adaptable et personnalisable à souhait
    • Création d’un compte personnel permettant de retrouver toutes ses coordonnées d’une édition à l’autre
    • Reportings réguliers en temps réel
    • Gestion des groupes
    • Lettres d’invitation à l’événement générées automatiquement
    • Paiement en ligne sécurisé (Paybox), par chèque, virement ou bons de commande
    • Réception automatique des confirmations (inscription, paiement, etc.)
    • Gestion des listes et traçabilité des visites
  • Focus sur Abstractime©
    • Notre logiciel de soumission en ligne et de gestion des résumés, Abstractime© est le fruit de nos années d’expérience dans le domaine du secrétariat scientifique et de l’organisation de congrès.
    • Il a été développé sur mesure, sur la base de situations rencontrées et des besoins clients compilés au contact quotidien des utilisateurs qu’ils soient soumettants, relecteurs ou gestionnaire.
    • Bien plus qu’une simple interface informatique, Abstractime© est une réelle assistance assurée par des professionnels et un back office à disposition des soumettants, du Comité Scientifique et de l’ensemble des utilisateurs.

Plus d’information sur Regtime©, Bookingtime© ou Abstractime©, contactez-nous.

Coordination générale et logistique

En amont de la manifestation :

  • Ouverture compte bancaire et paramétrage process financiers
  • Budget prévisionnel, check-list missions et rédaction contrat
  • Rétro-planning et suivi régulier du budget prévisionnel
  • Sélection et coordination des fournisseurs
  • Briefing et coordination des équipes internes et externes

Pendant la manifestation :

  • Installation et aménagement des espaces
  • Mise en place et gestion des accueils
  • Coordination et encadrement des équipes
  • Assistance participants

 

Après la manifestation :

  • Débriefing, enquêtes de satisfaction
  • Bilan financier, reporting final

 

 

Gestion des participants

  • Création et paramétrage de la plateforme d’inscription (Regtime©)
  • Enregistrement et envoi des confirmations
  • Facturation, relances et gestion comptable
  • Production de statistiques
  • Inscriptions individuelles et groupes
  • Gestion des kits participants (sacs, badges, certificat de présence ….)
  • Sur place : accueil, enregistrement et assistance
  • Post-événement : recueil des enquêtes de satisfactions, reddition et envoi des lettres de remerciement

Gestion de l’hébergement

  • Relationnel hôtelier, repérage des hôtels, validation des options
  • Négociation et réservation des contingents
  • Création et paramétrage de la plateforme de réservation (Bookingtime©) avec informations pratiques et plan d’implantation des différents hôtels
  • Réservations individuelles ou groupes
  • Gestion financière des paiements (cartes de crédit, chèques, virements bancaires, bons de commande)
  • Gestion des modifications et litiges
  • Envoi des rooming-lists
  • Assistance sur place aux participants

Recherche de financement & gestion de l’exposition

  • Création de l’offre commerciale
  • Conception du plan d’exposition et des espaces de vie
  • Rédaction des conditions générales et contrats
  • Conception du dossier technique
  • Intégration des bases de données prospects existantes
  • Identification de nouveaux prospects
  • Prospection téléphonique et sur manifestations
  • Facturation, suivi et relance des encaissements
  • Reportings financiers réguliers et état des ventes
  • Présence permanente durant montage, exploitation et démontage
  • Statistiques post-manifestation
  • Envoi et analyse des questionnaires de satisfaction
  • Reddition finale des comptes

Marketing, Web & Communication

Edition & Web

  • Création de la charte graphique
  • Conception et réalisation des documents de la manifestation : save the date, programmes, etc.
  • Création du site internet de la manifestation avec espaces dédiés pour exposant, intervenants, etc.

 

 

Marketing & promotion

  • Intégration des bases de données existantes
  • Relances e-mail personnalisées et régulières
  • Envoi de newsletters
  • Promotion sur les événements du secteur et auprès des organisations nationales et internationales concernées par les thématiques abordées
  • Marketing communautaire, réseaux sociaux et NTIC

Abstracts & secrétariat scientifique

Gestion des abstracts

  • Définition des besoins avec le CS
  • Paramétrage plate-forme de soumission (Abstractime©)
  • Création adresse URL de soumission et intégration sur site internet de la manifestation
  • Création compte soumettant avec mot de passe sécurisé
  • Intégration en ligne des abstracts sélectionnés au sein du programme selon dates, horaires, sessions, etc.
  • Mise en place procédure de relecture et notation
  • Refléchage des résumés
  • Envoi automatique des notifications
  • Synchronisation en temps réels avec les différents supports en ligne (website, appli, etc.)
  • Hotline & assistance

Secrétariat Scientifique

  • Correspondance avec les conférenciers invités
  • Edition, mise à jour du programme scientifique
  • Envoi courrier de confirmation et de modalités de remise de textes, short CV, photo (si requis)
  • Gestion des déplacements et hébergement
  • Accueil dédié sur place

Destination Management Company (DMC)

Eventime dispose d’une licence d’agent de voyage.
Notre service de coordination Groupes, vous accompagne dans la gestion et l’accueil de vos invités (voyages, transferts, hébergement, inscription congrès et programme social)

  • Inscription de vos invités à l’événement
  • Gestion des transferts et hébergement
  • Gestion des évènements sociaux (excursions & dîners)
  • Assistance sur place par la personne en charge du groupe
  • Gestion financière et facturation (acompte hôtelier, agences, restaurants, …)
  • Assurance de groupe
  • Hotline & assistance